E-Rechnung Pflicht: ab wann KMU umstellen müssen

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die in diesem Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch weiterverarbeiten lässt [1]. Entscheidend ist also das Format und nicht der Versandweg. Ein PDF, das per E-Mail ankommt, ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“, ebenso wie Papier oder eine Bilddatei [1][3].

• Technische Grundlage: Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern sich die Pflichtangaben richtig und vollständig auslesen lassen [1].
• Gängige Formate in Deutschland: XRechnung, ein reines Datenformat ohne PDF-Darstellung, das die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt [4], und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) [5]. Ausgenommen sind bei ZUGFeRD die Profile MINIMUM und BASIC-WL [3].
• Hybrides Format: ZUGFeRD verbindet einen lesbaren PDF-Teil mit einem strukturierten Datenteil im XML-Format, einem maschinenlesbaren Datenformat. Weichen beide voneinander ab, gelten die Daten des strukturierten Teils [3].

Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen und empfangen?

Die Grundregel steht im Umsatzsteuergesetz (UStG): Erbringen Sie eine Leistung für einen anderen Unternehmer und sind beide im Inland ansässig, stellen Sie eine E-Rechnung aus [1]. Das betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, kurz B2B. Der Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle. Für das Ausstellen staffelt eine Übergangsregel die Pflicht nach dem Zeitpunkt der Leistung, nach dem Zeitpunkt der Rechnung und nach dem Umsatz [2].

Die Übergangsregel gilt nur, wenn beide Daten passen: Die Leistung wird im jeweiligen Zeitraum ausgeführt, und die Rechnung wird bis zum Ende dieses Zeitraums übermittelt [2]. Das Leistungsdatum allein genügt nicht. Wer früher umstellen möchte, darf das, denn Empfänger müssen E-Rechnungen seit 2025 entgegennehmen können. Für Ihren Posteingang heißt das: Solange die Übergangsregel gilt, gehen beide Formen ein, strukturierte E-Rechnungen und einfache PDF-Rechnungen von Geschäftspartnern, die noch unter die Übergangsregel fallen.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer und Kleinbeträge?

Beim Ausstellen gibt es mehrere Ausnahmen. Empfangen können muss dagegen jedes Unternehmen, auch ein Kleinunternehmer [3].

• Kleinunternehmer: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen [3][6]. Nach § 19 UStG gilt als Kleinunternehmer, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Gesamtumsatz hatte und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € haben wird [7]. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, müssen Sie ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen ausstellen, soweit Sie nicht noch eine Übergangsregel nutzen können [3].
• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 € brutto müssen keine E-Rechnung sein [3][8].
• Fahrausweise: Fahrkarten, zum Beispiel für Bahn oder Bus, müssen keine E-Rechnung sein [3].
• Endverbraucher: Rechnungen an Privatkunden (B2C) müssen keine E-Rechnung sein [3].
• Juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft: Rechnungen an sie müssen keine E-Rechnung sein [3].
• Viele steuerfreie Umsätze: Rechnungen über Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, müssen keine E-Rechnung sein, etwa bei steuerfreien Finanzdienstleistungen oder der steuerfreien Vermietung von Grundstücken [3].

Ab wann trifft es Ihren Betrieb? Ein Rechenbeispiel

Das folgende Beispiel ist hypothetisch. Es zeigt, wie die Grenze von 800.000 € wirkt. Wir nehmen an: Drei erfundene Betriebe stellen ausschließlich inländische B2B-Rechnungen aus, keiner ist Kleinunternehmer, und ihr Gesamtumsatz 2026 im Sinne von § 19 Absatz 2 UStG steht fest. Dieser Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach den tatsächlich eingegangenen Beträgen ohne Umsatzsteuer, und nicht nach dem Gewinn [7][9].

1. Betrieb A, Gesamtumsatz 2026: 760.000 €. Der Betrag liegt unter der Grenze. Für Leistungen im Jahr 2027, die noch im selben Jahr abgerechnet werden, darf Betrieb A noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF verwenden. Die Pflicht zum Ausstellen beginnt am 1. Januar 2028. Empfangen können muss Betrieb A bereits seit dem 1. Januar 2025.
2. Betrieb B, Gesamtumsatz 2026: 840.000 €. Der Betrag liegt 40.000 € über der Grenze. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 ist grundsätzlich eine E-Rechnung fällig.
3. Betrieb C, Gesamtumsatz 2026: genau 800.000 €. Das Gesetz spricht von „nicht mehr als 800 000 Euro“ [2]. Betrieb C bleibt deshalb 2027 in der Übergangsregel und stellt ab 2028 E-Rechnungen aus.
4. Die Dezember-Falle bei Betrieb B: Liefert B am 28. Dezember 2026 und übermittelt die Rechnung noch bis zum 31. Dezember 2026, gilt die Übergangsregel. Schreibt B die Rechnung erst am 8. Januar 2027, ist schon eine E-Rechnung nötig, obwohl die Leistung in 2026 liegt. Liefert B erst am 4. Januar 2027, ist die E-Rechnung ohnehin Pflicht.

Der Rechenweg ist für jeden Betrieb derselbe: Gesamtumsatz 2026 ermitteln, mit 800.000 € vergleichen und bei jeder Rechnung Leistungs- und Rechnungsdatum prüfen. Welche Umsätze im Einzelfall zum Gesamtumsatz zählen, klärt Ihre Steuerberatung.

Wie lange und in welchem Format müssen Sie Rechnungen aufbewahren?

Ausgestellte und empfangene Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf [10]. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2026 müssen Sie deshalb bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahren [10][11]. Diese Frist gilt für Papier- und für E-Rechnungen. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre gilt seit 2025 [12] und erfasst alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war [2][10].

Die Frist endet außerdem nicht, solange das Finanzamt eine Steuer, für die die Unterlage von Bedeutung ist, noch festsetzen oder ändern darf [11]. Löschen Sie Rechnungen nach Ablauf der acht Jahre deshalb erst, wenn das für das betreffende Jahr geklärt ist, im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Wie Sie E-Rechnungen aufbewahren, regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Das Bundesfinanzministerium hat sie am 14. Juli 2025 an die E-Rechnung angepasst; die Fassung gilt seit diesem Tag [13].

• Strukturierter Teil: Bei einer E-Rechnung genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren, und zwar unversehrt in seiner ursprünglichen Form, wenn die übrigen GoBD-Anforderungen erfüllt sind [3][13].
• PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung: Ihn müssen Sie nur aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke [13].
• Empfangsformat: Eingehende E-Rechnungen bewahren Sie in dem Format auf, in dem sie angekommen sind [13].
• Keine Umwandlung, die Daten löscht: Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung verloren gehen; das Ministerium nennt als Beispiel die Umwandlung in TIFF [13].
• Eigene Ausgangsrechnungen: Mit einem Fakturierungsprogramm, also einem Programm zum Schreiben von Rechnungen, müssen Sie keine bildhafte Kopie ab Erstellung speichern, wenn das Programm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellen kann [13].
• Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit: Diese drei Anforderungen stellt das Umsatzsteuergesetz an jede Rechnung, und zwar für die gesamte Aufbewahrungsfrist [1][10]. Sie lassen sich über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt. Eine qualifizierte Signatur oder EDI ist dafür nicht nötig [1].

Welche Irrtümer zur E-Rechnung halten sich hartnäckig?

Drei Annahmen führen bei der Umstellung leicht in die Irre. Alle drei sind falsch oder nur halb richtig.

• Irrtum: „Ein PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.“ Richtig ist: Ein einfaches PDF hat kein strukturiertes Format und gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 [1][3].
• Irrtum: „Kleinunternehmer sind von der E-Rechnung ganz befreit.“ Richtig ist: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können [3].
• Irrtum: „Vor 2028 muss ich mich um die E-Rechnung nicht kümmern.“ Richtig ist: Empfangen müssen Sie seit dem 1. Januar 2025, ausstellen ab dem 1. Januar 2027, sobald Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag [2][3].

Checkliste: In sieben Schritten bereit für die E-Rechnung

Die Reihenfolge folgt der Dringlichkeit: Der Empfang gilt schon, das Ausstellen kommt je nach Umsatz 2027 oder 2028.

1. Empfang sicherstellen: Legen Sie fest, welches E-Mail-Postfach E-Rechnungen entgegennimmt und wer sie dort bearbeitet. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach [3]. Zum Lesen einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei bietet die Finanzverwaltung im ELSTER-Portal einen E-Rechnungsviewer [3][14].
2. Gesamtumsatz 2026 ermitteln: Vergleichen Sie ihn mit der Grenze von 800.000 €, wie im Rechenbeispiel mit den drei Betrieben. Liegen Sie nahe an der Grenze, rechnen Sie den Wert vor dem Jahreswechsel hoch, denn ab dem 1. Januar 2027 muss feststehen, in welcher Zeile der Tabelle Sie liegen. Sie wissen dann, ob die Pflicht zum Ausstellen am 1. Januar 2027 oder am 1. Januar 2028 beginnt [2].
3. Ausnahmen prüfen: Gehören Sie zu den Kleinunternehmern, oder fallen Ihre Rechnungen unter Kleinbetrag, Fahrausweis, Privatkunden oder steuerfreie Umsätze? Dann müssen Sie diese Rechnungen nicht als E-Rechnung ausstellen, empfangen können müssen Sie trotzdem [3].
4. Format im Fakturierungsprogramm klären: Fragen Sie beim Hersteller Ihres Rechnungsprogramms, ob es XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugt, bei ZUGFeRD nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL, und notieren Sie die Antwort [3].
5. Zustimmungen klären: Solange die Übergangsregel gilt, brauchen PDF-Rechnungen die Zustimmung des Empfängers, Papier nicht [1][3]. Prüfen Sie, bei welchen Geschäftspartnern Sie sie brauchen oder geben.
6. Ablage regeln: Bewahren Sie E-Rechnungen im strukturierten Format auf, in dem sie angekommen sind, acht Jahre lang und ohne Umwandlung, die den Datenteil löscht [10][13].
7. Kontrollverfahren festlegen: Beschreiben Sie, wie Sie Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sicherstellen, mit einem verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung [1].

Die Umstellung betrifft drei Stellen: den Ausgang beim Rechnungsschreiben (Schritte 2 bis 5), den Eingang im Postfach (Schritt 1) und die Ablage (Schritte 6 und 7).

Wie hilft eine digitale Buchhaltung mit automatischer Belegverarbeitung bei der E-Rechnung?

Eine E-Rechnung kommt als Datensatz an: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, vom Betrag bis zum Steuersatz, stehen im strukturierten Teil und müssen nicht mehr abgetippt werden [3]. Wo der Weg vom Posteingang bis zur Buchung ohne Ausdruck und ohne Handablage auskommt, entstehen keine Medienbrüche, also keine Stellen, an denen jemand Daten neu erfasst.

Zu unseren Leistungen gehört die Einrichtung einer GoBD-konformen, digitalen Buchhaltung mit automatischer Belegverarbeitung und einem Echtzeit-Überblick, inklusive Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht. Die Verarbeitung der Eingangsrechnungen läuft vom Scan über die Datenextraktion bis zur Buchung, und das bleibt nötig, solange neben E-Rechnungen weiter Papier und einfache PDF-Rechnungen eingehen. Wir arbeiten dabei mit etablierten Anbietern, die idealerweise Server in Europa betreiben, achten auf die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nutzen No-Code- und Low-Code-Plattformen, also Werkzeuge, die sich mit wenig oder ohne Programmierung an Ihren Ablauf anpassen lassen.

Steuerliche Einzelfragen, etwa zur Umsatzgrenze oder zu Sonderfällen, beantwortet Ihre Steuerberatung, die Einrichtung des Belegflusses übernehmen wir. Wie wir Abläufe im Mittelstand grundsätzlich mit KI vereinfachen, lesen Sie in unserem Beitrag zur KI-Prozessoptimierung im Unternehmen. Wie KI-Workflows bei knappem Personal entlasten, zeigt unser Beitrag zum Personalmangel im Mittelstand.

Ihr nächster Schritt zur E-Rechnung

Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr Weg vom Posteingang bis zur Buchung aussehen kann, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir sprechen mit Ihnen über Ihren Belegfluss und zeigen, wo eine digitale Buchhaltung ansetzen kann.

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