Prozessautomatisierung im Mittelstand: mit dem richtigen ersten Prozess starten

Was bedeutet Prozessautomatisierung im Mittelstand – und wie verbreitet ist KI dabei?

Prozessautomatisierung heißt, dass Software wiederkehrende Abläufe nach festgelegten Schritten erledigt, statt dass Menschen sie jedes Mal von Hand wiederholen: Eine Bestellung geht per E-Mail ein, die Software liest die Angaben aus und legt den Auftrag an, ohne dass jemand abtippt. Bei KI-gestützten Workflows übernimmt die KI die Teile, die bisher Lesen und Verstehen verlangten, etwa das Auswerten von Text. Wie weit das im Mittelstand schon geht, zeigt die Erhebung des Statistischen Bundesamts zur Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien: Sie fragt Unternehmen ab 10 Beschäftigten, ob sie KI-Technologien einsetzen [2]. Die Zahlen unterscheiden sich stark nach Betriebsgröße.

• Alle Unternehmen ab 10 Beschäftigten: 26 % nutzten 2025 KI [2].
• 10 bis 49 Beschäftigte: 23 % [2].
• 50 bis 249 Beschäftigte: 36 % [2].
• Ab 250 Beschäftigten: 57 % [2].

Unter den Unternehmen, die KI nutzen, setzen 27 % Technologien zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Entscheidungsfindung ein [2]. Weil insgesamt 26 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten KI nutzen, sind das bezogen auf alle Unternehmen dieser Größe rund 7 %; dieser Wert ist aus den beiden Angaben errechnet [2]. Wer Abläufe mit KI automatisiert, gehört damit noch zu einer kleinen Gruppe. Wie viele Betriebe Abläufe ohne KI automatisieren, erfasst die Erhebung nicht.

Welche Prozesse sollten Sie zuerst automatisieren?

Mit fünf Fragen lässt sich eingrenzen, welcher Ablauf sich für den Anfang eignet. Die Fragen sind eine Arbeitsregel und keine Norm: Je mehr Antworten in der Spalte „Spricht für den Start“ stehen, desto eher bietet sich der Ablauf als erster Prozess an.

Die Frage, ob die Daten digital vorliegen, hat ihren Grund in den Hürden, die Unternehmen nennen: Von denen, die KI erwogen und nicht eingeführt haben, nennen 45 % die Unvereinbarkeit mit vorhandenen Geräten, Software und Systemen und 44 % die Verfügbarkeit oder Qualität der Daten [1]. Die Frage, ob ein Ablauf einzelne Personen betrifft, führt zu den rechtlichen Punkten vor dem Start: Bewertungen von Bewerbern, Beschäftigten oder Kunden berühren mehrere davon.

Vor der Auswahl steht eine Bestandsaufnahme: Sammeln Sie zuerst, wo es in Ihren Abläufen wiederholt hakt, und markieren Sie die kritischsten Stellen. So beginnt auch der Digitalisierungsleitfaden der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation, eines Förderangebots des Bundeswirtschaftsministeriums, der 2017 erschien [3].

Was kostet Prozessautomatisierung – und wann rechnet sie sich?

Ob sich ein Prozess rechnet, prüfen Sie vorab in drei Schritten. Zu hohe Kosten nennen 32 % der Unternehmen, die KI erwogen und nicht eingeführt haben, als Grund dagegen [1]; einen festen Preis gibt es nicht, denn er hängt vom Prozess ab, vorab rechnen lässt sich aber, wann sich ein Ablauf bezahlt macht. Erstens: Fälle im Monat mal eingesparte Minuten je Fall, geteilt durch 60, ergibt die gesparten Stunden, bewertet mit Ihren Kosten je Arbeitsstunde. Die eingesparten Minuten sind dabei bereits um die Prüfzeit der automatisch erledigten Fälle gemindert. Zweitens: Davon ziehen Sie die laufenden Kosten ab, etwa Lizenzen und Betreuung. Drittens: Die einmalige Einrichtung geteilt durch diese monatliche Nettoersparnis ergibt die Monate bis zur Rückzahlung.

Das folgende Beispiel ist hypothetisch. Es zeigt den Rechenweg und liefert weder Erfahrungswerte noch einen Angebotspreis. Angenommen, zwei erfundene Betriebe bewerten eine Arbeitsstunde mit 40 € (Lohn plus Nebenkosten); alle Zahlen zu Einrichtung, laufenden Kosten und Zeitbedarf sind frei gewählt.

1. Betrieb A, Bestelleingänge per E-Mail. Es gehen 360 Bestellungen im Monat ein. Von Hand dauert eine Erfassung 6 Minuten, mit Automatisierung einschließlich Prüfung 1 Minute. Das spart 5 Minuten mal 360, also 1.800 Minuten oder 30 Stunden, und bewertet 1.200 € im Monat. Abzüglich 150 € laufender Kosten bleiben 1.050 €. Bei angenommenen 7.500 € Einrichtung sind das 7.500 € geteilt durch 1.050 €, also gut sieben Monate bis zur Rückzahlung.
2. Betrieb B, individuelle Angebote. Es entstehen 20 Angebote im Monat. Von Hand dauert ein Angebot 45 Minuten, mit einem automatisch erstellten Entwurf und gründlicher Prüfung 30 Minuten. Das spart 15 Minuten mal 20, also 300 Minuten oder 5 Stunden, und bewertet 200 € im Monat. Abzüglich 100 € laufender Kosten bleiben 100 €. Bei angenommenen 10.000 € Einrichtung sind das 100 Monate, also gut acht Jahre.

Entscheidend sind Menge und Ersparnis je Fall: Betrieb A spart 30 Stunden im Monat, Betrieb B 5 Stunden. Dabei kommt auch B mit 20 Angeboten im Monat auf mehrere Fälle pro Woche; weil aber jedes Angebot individuell bleibt und gründlich geprüft werden muss, ist der Zeitgewinn je Fall klein. Häufigkeit ist deshalb die erste Frage der Auswahltabelle, aber nicht die einzige. Nicht eingerechnet sind der Aufwand für die Schulung des Teams und Vorteile wie weniger Fehler oder schnellere Antworten. Beides lässt sich nur mit Ihren eigenen Zahlen beziffern. Außerdem ist die gesparte Zeit zunächst nur bewertet, nicht ausgezahlt: Zu Geld wird sie, wenn Ihr Team sie für andere Aufgaben nutzt.

Welche vier Rechtspunkte klären Sie vor dem ersten Pilotprozess?

Vor dem Start sollten Sie vier Punkte klären. Keiner davon verbietet Automatisierung pauschal, jeder knüpft Pflichten an eine bestimmte Konstellation. Gerade Bedenken zu Datenschutz und Privatsphäre halten viele ab: 60 % der Unternehmen, die KI erwogen und nicht eingeführt haben, nennen sie [1].

• Mitbestimmung des Betriebsrats: Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz mitzubestimmen, wenn Sie technische Einrichtungen einführen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen [4]. Dabei kommt es nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht auf Ihre Absicht an, sondern darauf, ob die Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über Beschäftigte zu erheben [5]. Eine Automatisierung, die Arbeitsdaten einzelner Beschäftigter erfasst, kann darunter fallen, auch wenn sie nur den Ablauf beschleunigen soll. Nicht jede Automatisierung tut das [4].
• Automatisierte Einzelentscheidung: Nach Artikel 22 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Personen das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruht und ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt [6][7]. Absatz 2 nennt Ausnahmen [6]. Die Vorschrift betrifft Entscheidungen über Personen, etwa über Bewerber, Kunden oder Beschäftigte. Ob eine menschliche Prüfung die Entscheidung aus dem Anwendungsbereich nimmt, hängt vom Einzelfall ab; dafür ist eine Datenschutzberatung zuständig.
• Auftragsverarbeitung: Lassen Sie personenbezogene Daten von einem externen Anbieter verarbeiten, dürfen Sie nach Artikel 28 Absatz 1 DSGVO nur Anbieter wählen, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung erfolgt nach Absatz 3 auf Grundlage eines Vertrags. Ohne personenbezogene Daten stellt sich die Frage nicht [8][7].
• KI-Kompetenz: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen seit dem 2. Februar 2025 Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Das schreibt Artikel 4 der KI-Verordnung vor, unabhängig von der Unternehmensgröße; seit Juli 2026 gilt er in geänderter Fassung [9][10][11]. Nicht vorgeschrieben sind nach Angaben der Bundesnetzagentur ein garantiertes Kompetenzniveau, formalisierte Schulungen, Zertifizierungen oder ein KI-Beauftragter. Die Dokumentation der Maßnahmen wird empfohlen [11], und die Vorschriften zur Durchsetzung gelten seit August 2026 [9]. Wie sich KI-Kompetenz im Team aufbauen lässt, lesen Sie in unserem Beitrag zur KI-Kompetenz im Unternehmen.

Welche dieser Punkte Ihren Fall betreffen, hängt vom Prozess ab. Die Pflicht zur KI-Kompetenz betrifft Sie, sobald in einem Ablauf ein KI-System arbeitet [9][10]; bei Betriebsrat, Einzelentscheidungen und Auftragsverarbeitung kommt es darauf an, ob die genannten Bedingungen erfüllt sind. Prüfen Sie deshalb jeden der vier Punkte einzeln für Ihren Pilotprozess. Bei personenbezogenen Daten kommen weitere DSGVO-Pflichten hinzu, etwa zur Rechtsgrundlage der Verarbeitung nach Artikel 6 [7].

Welche Irrtümer bremsen den Einstieg in die Prozessautomatisierung?

Vier Annahmen können den Einstieg bremsen. Sie halten dem Vergleich mit den Fakten nicht oder nur teilweise stand.

• Irrtum: „Prozessautomatisierung ist nur etwas für Konzerne.“ Richtig ist: Größere Unternehmen nutzen KI häufiger, ab 250 Beschäftigten sind es 57 %. Aber auch in der kleinsten erfassten Größenklasse, bei 10 bis 49 Beschäftigten, sind es 23 % [2].
• Irrtum: „Dafür müssen wir erst alles digitalisieren.“ Richtig ist: Sie können mit einem einzelnen Pilotprozess beginnen, dessen Daten schon digital vorliegen. Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme der Abläufe [3], kein Großprojekt.
• Irrtum: „Ohne Programmierer oder IT-Abteilung geht nichts.“ Richtig ist: Viele Abläufe lassen sich mit No-Code- und Low-Code-Plattformen automatisieren, also Werkzeugen, die wenig oder keine Programmierung verlangen. Jemand muss die Plattform allerdings an Ihre Systeme anbinden und den Ablauf betreuen, im Betrieb oder bei einem Dienstleister; und Ihr Team braucht eine Einweisung, damit es den Ablauf im Alltag selbst bedienen kann.
• Irrtum: „Der Datenschutz verbietet das.“ Richtig ist: Artikel 28 DSGVO verlangt einen Vertrag, wenn ein externer Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, und Artikel 22 begrenzt ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit erheblicher Wirkung auf Personen. Ein Verbot jeder Automatisierung ergibt sich aus keinem der beiden Artikel [6][8].

Checkliste: Die ersten 30 Tage bis zum Pilotprozess

Die Wochen sind ein Planungsrahmen. Sie sagen nicht, dass der Prozess nach 30 Tagen läuft, denn die Dauer der Umsetzung hängt vom Prozess ab. Die Reihenfolge folgt dem Gedanken, erst zu klären und dann zu starten.

1. Woche 1, Abläufe sammeln: Schreiben Sie auf, welche Abläufe im Betrieb oft vorkommen und wo es wiederholt hakt. Das ist die Bestandsaufnahme, mit der auch der Leitfaden „In 5 Schritten zur Digitalisierung“ beginnt [3].
2. Woche 1, Team einbinden: Fragen Sie die Mitarbeitenden, welche Aufgaben sie am meisten Zeit kosten. Derselbe Leitfaden nennt die Einbindung der Mitarbeitenden einen entscheidenden Erfolgsfaktor [3].
3. Woche 2, Kandidaten prüfen: Bewerten Sie die genannten Abläufe mit den fünf Fragen der Auswahltabelle und wählen Sie einen Pilotprozess.
4. Woche 2, Rechnung aufstellen: Rechnen Sie den Pilotprozess mit Ihren Zahlen nach dem Rechenweg zu den Kosten durch. Setzen Sie dabei die Prüfzeit der automatisch erledigten Fälle an.
5. Woche 3, Lösung und Anbieter festlegen: Legen Sie fest, welcher Teil des Ablaufs ein KI-gestützter Workflow übernimmt, welcher Schritt beim Menschen bleibt, vor allem die Prüfung, und welcher Anbieter infrage kommt.
6. Woche 3, Recht klären: Gehen Sie die vier rechtlichen Punkte für diese Lösung durch: Betriebsrat, Entscheidungen über Personen, Vertrag mit dem Anbieter, Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Halten Sie schriftlich fest, was Sie getan haben.
7. Woche 4, Pilot starten und messen: Lassen Sie den Ablauf zunächst parallel zur bisherigen Arbeit laufen. Messen Sie Zeit und Fehler und entscheiden Sie dann, ob Sie ausweiten, anpassen oder stoppen.

Wie unterstützt Sarwaitz bei der Prozessautomatisierung?

Zu unseren Leistungen gehören Prozessoptimierung und smarte Prozessautomatisierung: Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse und setzen maßgeschneiderte Automatisierung um. Wir beginnen mit einer Analyse Ihrer Ist-Situation, entwickeln daraus eine Strategie mit konkreten Schritten und setzen die Automatisierung samt Schulung Ihres Teams um. Dazu gehören eine verständliche Dokumentation und die Begleitung nach dem Start. Auch Change Management, also die Begleitung des Teams durch die Veränderung mit Schulungen, ist ein eigener Leistungsbereich. Wie eine solche Automatisierung in der Praxis aussieht, zeigt unsere Fallstudie für Costa Kreuzfahrten: Dort läuft die Übersetzung von Marketingtexten für vier Märkte in einer Arbeitssitzung, ein Mitarbeitender des Kunden prüft das Ergebnis. Ziel ist, Mitarbeitende von wiederkehrenden Aufgaben zu entlasten, nicht sie zu ersetzen.

Wir arbeiten mit No-Code- und Low-Code-Plattformen und mit etablierten Anbietern, die DSGVO-Konformität zusichern und idealerweise Server in Europa betreiben. Diese Zusicherung ist eine Angabe der Anbieter; sie ersetzt weder den Vertrag nach Artikel 28 DSGVO noch Ihre eigene Prüfung der Garantien. Rechtliche Einzelfragen, etwa zur Mitbestimmung oder zum Vertrag mit dem Anbieter, beantwortet Ihre Rechtsberatung. Wie wir Abläufe im Mittelstand grundsätzlich mit KI vereinfachen, lesen Sie in unserem Beitrag zur KI-Prozessoptimierung im Unternehmen. Wie KI-Workflows bei knappem Personal entlasten, zeigt unser Beitrag zum Personalmangel im Mittelstand.

Ihr nächster Schritt zur Prozessautomatisierung

Welcher Ablauf in Ihrem Betrieb zuerst infrage kommt, klären wir gern mit Ihnen: In einem kostenlosen, unverbindlichen Erstgespräch sprechen wir über Ihre Abläufe und zeigen, wo eine Prozessautomatisierung ansetzen kann.

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